Указ Губернатора Воронежской обл. от 11.11.2013 N 416-у "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области"
ГУБЕРНАТОР ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ
от 11 ноября 2013 г. № 416-у
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ
ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. указов губернатора Воронежской области
от 24.03.2014 № 108-у, от 02.02.2015 № 31-у)
В целях организации эффективного взаимодействия структурных подразделений правительства Воронежской области и исполнительных органов государственной власти Воронежской области постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений правительства Воронежской области и исполнительных органов государственной власти Воронежской области обеспечить соблюдение установленных Инструкцией требований.
3. Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований Воронежской области при разработке правовых актов, устанавливающих требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах местного самоуправления, учитывать положения Инструкции.
4. Признать утратившими силу с 01 января 2014 года указы губернатора Воронежской области:
- от 23.07.2009 № 404-у "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области";
- от 01.06.2011 № 221-у "О внесении изменений в указ губернатора Воронежской области от 23 июля 2009 года № 404-у "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области".
5. Настоящий указ вступает в силу с 01 января 2014 года.
6. Контроль за исполнением настоящего указа возложить на заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области Агибалова Ю.В.
Губернатор Воронежской области
А.В.ГОРДЕЕВ
Утверждена
указом
губернатора Воронежской области
от 11.11.2013 № 416-у
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ,
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. указов губернатора Воронежской области
от 24.03.2014 № 108-у, от 02.02.2015 № 31-у)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области разработана в соответствии с федеральными и областными законами, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст, Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области, Регламентом правительства Воронежской области, методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, с учетом особенностей документооборота в правительстве Воронежской области.
1.2. Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в правительстве Воронежской области (далее - правительство области), исполнительных органах государственной власти области.
Делопроизводство организуется с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области (далее - АС ДОУ), предназначенной для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области.
Программное и техническое обеспечение АС ДОУ в процессе ее эксплуатации осуществляет департамент связи и массовых коммуникаций Воронежской области.
Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в правительстве области, исполнительных органах государственной власти области, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции, Регламента работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.
1.3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок работы с секретными документами и другими документами ограниченного доступа.
Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, установлен распоряжением администрации Воронежской области от 24.12.2008 № 950-р ДСП "Об утверждении инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения".
Руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего использования и защиты служебной информации.
Сотрудники структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных требований работы с документами в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области возлагается на их руководителей.
Руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области определяют (назначают) ответственных за работу с документами, в том числе в АС ДОУ, и контроль исполнения сроков и качества подготовки документов (далее - ответственные за работу с документами).
(в ред. указа губернатора Воронежской области от 24.03.2014 № 108-у)
Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области осуществляет организационное управление правительства области (далее - организационное управление) и ответственные за организацию и ведение делопроизводства.
При временном отсутствии сотрудников структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области (отпуск, командировка), увольнении или перемещении имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому работнику через лиц, ответственных за организацию и ведение делопроизводства.
Примечание: сотрудники секретариатов губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области при увольнении в связи с истечением установленных сроков полномочий информируют начальника общего отдела организационного управления о находящихся в делопроизводстве служебных документах в день получения уведомления о прекращении срочного служебного контракта.
Вновь принятые на работу сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с Инструкцией. Об утрате служебных документов немедленно информируется руководитель структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти области), при необходимости - организационное управление.
1.5. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников структурных подразделений правительства области и исполнительных органов государственной власти области.
Примечание. Допускается в исполнительных органах государственной власти области организовывать и вести делопроизводство на основе нормативно-методических документов, разработанных в соответствии с настоящей Инструкцией.
2. Общие требования к подготовке и оформлению документов
2.1. Бланки документов губернатора Воронежской области, правительства области и исполнительных органов государственной власти области.
2.1.1. Документы губернатора Воронежской области, правительства области, исполнительных органов государственной власти области оформляются на бланках установленной формы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (приложение № 1).
Бланки документов (далее - бланки) изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов.
Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля:
левое - 35 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 30 мм.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон их расположения размещают двумя способами:
продольным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов), приложения N№ 6, 8, 25;
угловым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов), приложения N№ 26, 27.
2.1.2. Проектирование бланков документов губернатора Воронежской области, правительства области осуществляется организационным управлением:
бланки указов, распоряжений и писем губернатора Воронежской области, постановлений, распоряжений, писем правительства области изготавливаются с помощью компьютерной техники;
на оборотной стороне гербовых бланков в верхней части по центру проставляются учетные порядковые номера.
Запрещается тиражирование бланков губернатора Воронежской области, правительства области на копировально-множительных аппаратах и использование копий бланков для оформления подлинных документов.
Бланки используются строго по назначению и не могут передаваться в другие организации.
Учет поступления и выдачи гербовых бланков губернатора Воронежской области и правительства области ведется организационным управлением и ответственными за работу с документами в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области.
(в ред. указа губернатора Воронежской области от 24.03.2014 № 108-у)
Образец журнала учета и выдачи бланков с изображением Герба Воронежской области (приложение № 2).
Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.
Уничтожение испорченных и неиспользованных гербовых бланков осуществляется по акту (приложение № 3) с отметкой в журнале учета и выдачи бланков.
Контроль за использованием и хранением гербовых бланков возлагается на организационное управление и руководителей структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области.
Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по поручению губернатора Воронежской области.
2.1.3. Бланки писем должностных лиц и структурных подразделений правительства области изготавливаются с помощью компьютерной техники. Текст названия структурного подразделения правительства области располагается под текстом "Правительство Воронежской области", печатается одним шрифтом с размером шрифта текста "Правительство Воронежской области" либо на 2 пункта меньше.
(п. 2.1.3 в ред. указа губернатора Воронежской области от 24.03.2014 № 108-у)
2.1.4. Руководители исполнительных органов государственной власти области самостоятельно организуют проектирование, учет, использование и хранение гербовых бланков исполнительного органа государственной власти области.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов.
2.2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Office Word версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 11 - 12 (для оформления табличных материалов), № 14 (для оформления текста).
2.2.2. Реквизиты нормативных правовых, распорядительных документов, писем губернатора Воронежской области и правительства области оформляются на бланках с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
В соответствии с ГОСТ при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Документ, оформленный на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения (приложение № 4).
2.2.3. Герб Воронежской области (реквизит 02) воспроизводится на бланках документов губернатора Воронежской области, правительства области и исполнительных органов государственной власти области.
Воспроизведение изображения Герба Воронежской области на бланках (многоцветное, одноцветное) установлено Законом Воронежской области от 30 мая 2005 года № 50-ОЗ "Об официальной и иной символике Воронежской области".
2.2.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН проставляется на бланках писем в составе справочных данных об организации.
2.2.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами. ИНН/КПП входят в состав справочных данных об организации.
2.2.6. Наименование организации (реквизит 08).
Наименование правительства Воронежской области воспроизводится на бланке в соответствии с наименованием, закрепленном в Уставе Воронежской области и Законе Воронежской области от 30.09.2008 № 77-ОЗ "О правительстве Воронежской области". Наименование исполнительного органа государственной власти области воспроизводится в соответствии с наименованием, закрепленным в положении об исполнительном органе государственной власти области. При наличии сокращенного наименования организации его помещают в скобках ниже полного наименования организации.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги.
Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование организаций разного уровня располагают друг над другом.
2.2.7. Справочные данные о правительстве области и исполнительных органах государственной власти области содержат сведения, необходимые при информационных контактах (реквизит 09).
Справочные данные об организации располагаются на бланке письма и включают: почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, счетов в банке, ОГРН, ИНН/КПП, адрес электронной почты.
Адрес пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
2.2.8. Наименование вида документа (реквизит 10), создаваемого в правительстве области, исполнительном органе государственной власти области, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
Абзац исключен. - Указ губернатора Воронежской области от 24.03.2014 № 108-у.
2.2.9. Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (в приказах, распоряжениях, договорах (соглашениях), письмах, докладных, служебных записках, актах), утверждения (в инструкциях, положениях, правилах, регламентах, планах, отчетах), события (в протоколах).
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.
При цифровом способе день и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.
Например: дату 10 февраля 2013 г. следует оформлять: "10.02.2013".
При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами.
Например: 05 февраля 2013 г.
Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно.
2.2.10. Регистрационный номер документа (реквизит 12) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
2.2.10.1. Регистрационные номера документов в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области составляются в соответствии с делопроизводственными индексами и настоящей Инструкцией.
Делопроизводственные индексы структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области и муниципальных образований Воронежской области (далее - делопроизводственные индексы) составляются организационным управлением и утверждаются заместителем губернатора Воронежской области - руководителем аппарата губернатора и правительства Воронежской области.
Регистрационный номер входящих, исходящих и внутренних документов структурных подразделений правительства области и исполнительных органов государственной власти области включает: цифровой делопроизводственный индекс структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти области), номер 10 - для входящих, 11 - для исходящих, 12 - для внутренних документов, а также порядковый номер документа в пределах календарного года.
Например:
17-10/12; 82-10/165; 21-11/131; 61-11/72; 19-12/8; 52-12/287.
2.2.10.2. Регистрационные номера документов за подписью губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области (далее - должностных лиц правительства области) составляются в соответствии с делопроизводственными индексами, сводной номенклатурой дел правительства области и настоящей Инструкцией.
Регистрационный номер исходящего документа, подписанного должностным лицом правительства области, состоит из индекса организационного управления, индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел (с добавлением буквы "И") и порядкового номера в пределах календарного года.
Например:
№ 17-01-8/И-1676.
Регистрационный номер входящих документов, адресованных должностным лицам правительства области, состоит из индекса организационного управления, номера дела по номенклатуре дел (с добавлением буквы "А") и порядкового номера в пределах календарного года.
№ 17-7/А-2150.
2.2.10.3. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.
Документу, направляемому по нескольким адресам, присваивается один регистрационный номер.
Примечание: см. также п. п. 3.3, 3.4.7, 4.2.5, 6.1.2 настоящей Инструкции.
2.2.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) используется при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.2.12. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам бланка документа.
2.2.13. Адресат (реквизит 15) располагают в правом верхнем углу бланка в ограничительных отметках.
Если документ напечатан на стандартном листе бумаги, то реквизит "Адресат" печатают, отступив от верхнего поля на расстояние 4 - 5 интервалов.
Каждая составная часть реквизита "Адресат" печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования полуторным интервалом. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Допускается центровать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Например:
Министерство здравоохранения
Российской Федерации
Департамент научного проектирования
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
Например:
Министерство регионального развития
Российской Федерации
Департамент целевых программ
территориального развития
Начальнику отдела
И.О. Фамилия
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
ОАО "Регионгазхолдинг"
С.В. Власичеву
В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание).
Например:
Начальнику штаба в/ч 2132
генерал-майору
И.О. Фамилия
или
Ректору федерального государственного
бюджетного образовательного учреждения
"Российская академия правосудия"
доктору юридических наук
И.О. Фамилия
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Администрации муниципальных
районов (городских округов)
Воронежской области
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
КУ ВО "Государственный архив
Воронежской области"
Плехановская ул., д. 7
Воронеж
394006
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Иноземцеву И.А.
ул. Заречная, д. 4, кв. 1
с. Никольское
Семилукский район
Воронежская обл.
396914
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.
При направлении документов постоянным корреспондентам, однородным организациям целесообразно применять списки рассылки и конверты с напечатанными адресами.
Примечание: см. также п. 3.7.6 настоящей Инструкции.
При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), наб. (набережная), пр. или просп. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира).
В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (кв. 57а).
2.2.14. Гриф утверждения документа (реквизит 16) проставляется справа на первом листе документов, подлежащих утверждению (акты, задания, инструкции, отчеты, планы, сметы и др.). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Слово "УТВЕРЖДАЮ" печатается прописными буквами, обычным шрифтом.
Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 1,5 - 2 интервалами.
Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа (штатное расписание, смета расходов на содержание аппарата, представление к награждению), на нем проставляется гриф утверждения, на который ставится гербовая печать организации.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель государственной жилищной
инспекции Воронежской области
личная подпись инициалы, фамилия
00.00.0000
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центровать элементы относительно самой длинной строки.
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.
При утверждении документа указом, постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением правительства
Воронежской области
от 15 января 2013 г. № 2
2.2.15. В состав резолюции (реквизит 17) входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
Резолюция оформляется между реквизитами "Адресат" и "
ГУБЕРНАТОР ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ
от 11 ноября 2013 г. № 416-у
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ
ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. указов губернатора Воронежской области
от 24.03.2014 № 108-у, от 02.02.2015 № 31-у)
В целях организации эффективного взаимодействия структурных подразделений правительства Воронежской области и исполнительных органов государственной власти Воронежской области постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений правительства Воронежской области и исполнительных органов государственной власти Воронежской области обеспечить соблюдение установленных Инструкцией требований.
3. Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований Воронежской области при разработке правовых актов, устанавливающих требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах местного самоуправления, учитывать положения Инструкции.
4. Признать утратившими силу с 01 января 2014 года указы губернатора Воронежской области:
- от 23.07.2009 № 404-у "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области";
- от 01.06.2011 № 221-у "О внесении изменений в указ губернатора Воронежской области от 23 июля 2009 года № 404-у "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области".
5. Настоящий указ вступает в силу с 01 января 2014 года.
6. Контроль за исполнением настоящего указа возложить на заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области Агибалова Ю.В.
Губернатор Воронежской области
А.В.ГОРДЕЕВ
Утверждена
указом
губернатора Воронежской области
от 11.11.2013 № 416-у
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ,
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. указов губернатора Воронежской области
от 24.03.2014 № 108-у, от 02.02.2015 № 31-у)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области разработана в соответствии с федеральными и областными законами, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст, Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области, Регламентом правительства Воронежской области, методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, с учетом особенностей документооборота в правительстве Воронежской области.
1.2. Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в правительстве Воронежской области (далее - правительство области), исполнительных органах государственной власти области.
Делопроизводство организуется с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области (далее - АС ДОУ), предназначенной для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области.
Программное и техническое обеспечение АС ДОУ в процессе ее эксплуатации осуществляет департамент связи и массовых коммуникаций Воронежской области.
Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в правительстве области, исполнительных органах государственной власти области, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции, Регламента работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.
1.3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок работы с секретными документами и другими документами ограниченного доступа.
Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, установлен распоряжением администрации Воронежской области от 24.12.2008 № 950-р ДСП "Об утверждении инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения".
Руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего использования и защиты служебной информации.
Сотрудники структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных требований работы с документами в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области возлагается на их руководителей.
Руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области определяют (назначают) ответственных за работу с документами, в том числе в АС ДОУ, и контроль исполнения сроков и качества подготовки документов (далее - ответственные за работу с документами).
(в ред. указа губернатора Воронежской области от 24.03.2014 № 108-у)
Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области осуществляет организационное управление правительства области (далее - организационное управление) и ответственные за организацию и ведение делопроизводства.
При временном отсутствии сотрудников структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области (отпуск, командировка), увольнении или перемещении имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому работнику через лиц, ответственных за организацию и ведение делопроизводства.
Примечание: сотрудники секретариатов губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области при увольнении в связи с истечением установленных сроков полномочий информируют начальника общего отдела организационного управления о находящихся в делопроизводстве служебных документах в день получения уведомления о прекращении срочного служебного контракта.
Вновь принятые на работу сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с Инструкцией. Об утрате служебных документов немедленно информируется руководитель структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти области), при необходимости - организационное управление.
1.5. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников структурных подразделений правительства области и исполнительных органов государственной власти области.
Примечание. Допускается в исполнительных органах государственной власти области организовывать и вести делопроизводство на основе нормативно-методических документов, разработанных в соответствии с настоящей Инструкцией.
2. Общие требования к подготовке и оформлению документов
2.1. Бланки документов губернатора Воронежской области, правительства области и исполнительных органов государственной власти области.
2.1.1. Документы губернатора Воронежской области, правительства области, исполнительных органов государственной власти области оформляются на бланках установленной формы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (приложение № 1).
Бланки документов (далее - бланки) изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов.
Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля:
левое - 35 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 30 мм.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон их расположения размещают двумя способами:
продольным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов), приложения N№ 6, 8, 25;
угловым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов), приложения N№ 26, 27.
2.1.2. Проектирование бланков документов губернатора Воронежской области, правительства области осуществляется организационным управлением:
бланки указов, распоряжений и писем губернатора Воронежской области, постановлений, распоряжений, писем правительства области изготавливаются с помощью компьютерной техники;
на оборотной стороне гербовых бланков в верхней части по центру проставляются учетные порядковые номера.
Запрещается тиражирование бланков губернатора Воронежской области, правительства области на копировально-множительных аппаратах и использование копий бланков для оформления подлинных документов.
Бланки используются строго по назначению и не могут передаваться в другие организации.
Учет поступления и выдачи гербовых бланков губернатора Воронежской области и правительства области ведется организационным управлением и ответственными за работу с документами в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области.
(в ред. указа губернатора Воронежской области от 24.03.2014 № 108-у)
Образец журнала учета и выдачи бланков с изображением Герба Воронежской области (приложение № 2).
Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.
Уничтожение испорченных и неиспользованных гербовых бланков осуществляется по акту (приложение № 3) с отметкой в журнале учета и выдачи бланков.
Контроль за использованием и хранением гербовых бланков возлагается на организационное управление и руководителей структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области.
Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по поручению губернатора Воронежской области.
2.1.3. Бланки писем должностных лиц и структурных подразделений правительства области изготавливаются с помощью компьютерной техники. Текст названия структурного подразделения правительства области располагается под текстом "Правительство Воронежской области", печатается одним шрифтом с размером шрифта текста "Правительство Воронежской области" либо на 2 пункта меньше.
(п. 2.1.3 в ред. указа губернатора Воронежской области от 24.03.2014 № 108-у)
2.1.4. Руководители исполнительных органов государственной власти области самостоятельно организуют проектирование, учет, использование и хранение гербовых бланков исполнительного органа государственной власти области.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов.
2.2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Office Word версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 11 - 12 (для оформления табличных материалов), № 14 (для оформления текста).
2.2.2. Реквизиты нормативных правовых, распорядительных документов, писем губернатора Воронежской области и правительства области оформляются на бланках с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
В соответствии с ГОСТ при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Документ, оформленный на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения (приложение № 4).
2.2.3. Герб Воронежской области (реквизит 02) воспроизводится на бланках документов губернатора Воронежской области, правительства области и исполнительных органов государственной власти области.
Воспроизведение изображения Герба Воронежской области на бланках (многоцветное, одноцветное) установлено Законом Воронежской области от 30 мая 2005 года № 50-ОЗ "Об официальной и иной символике Воронежской области".
2.2.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН проставляется на бланках писем в составе справочных данных об организации.
2.2.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами. ИНН/КПП входят в состав справочных данных об организации.
2.2.6. Наименование организации (реквизит 08).
Наименование правительства Воронежской области воспроизводится на бланке в соответствии с наименованием, закрепленном в Уставе Воронежской области и Законе Воронежской области от 30.09.2008 № 77-ОЗ "О правительстве Воронежской области". Наименование исполнительного органа государственной власти области воспроизводится в соответствии с наименованием, закрепленным в положении об исполнительном органе государственной власти области. При наличии сокращенного наименования организации его помещают в скобках ниже полного наименования организации.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги.
Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование организаций разного уровня располагают друг над другом.
2.2.7. Справочные данные о правительстве области и исполнительных органах государственной власти области содержат сведения, необходимые при информационных контактах (реквизит 09).
Справочные данные об организации располагаются на бланке письма и включают: почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, счетов в банке, ОГРН, ИНН/КПП, адрес электронной почты.
Адрес пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
2.2.8. Наименование вида документа (реквизит 10), создаваемого в правительстве области, исполнительном органе государственной власти области, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
Абзац исключен. - Указ губернатора Воронежской области от 24.03.2014 № 108-у.
2.2.9. Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (в приказах, распоряжениях, договорах (соглашениях), письмах, докладных, служебных записках, актах), утверждения (в инструкциях, положениях, правилах, регламентах, планах, отчетах), события (в протоколах).
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.
При цифровом способе день и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.
Например: дату 10 февраля 2013 г. следует оформлять: "10.02.2013".
При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами.
Например: 05 февраля 2013 г.
Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно.
2.2.10. Регистрационный номер документа (реквизит 12) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
2.2.10.1. Регистрационные номера документов в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области составляются в соответствии с делопроизводственными индексами и настоящей Инструкцией.
Делопроизводственные индексы структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области и муниципальных образований Воронежской области (далее - делопроизводственные индексы) составляются организационным управлением и утверждаются заместителем губернатора Воронежской области - руководителем аппарата губернатора и правительства Воронежской области.
Регистрационный номер входящих, исходящих и внутренних документов структурных подразделений правительства области и исполнительных органов государственной власти области включает: цифровой делопроизводственный индекс структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти области), номер 10 - для входящих, 11 - для исходящих, 12 - для внутренних документов, а также порядковый номер документа в пределах календарного года.
Например:
17-10/12; 82-10/165; 21-11/131; 61-11/72; 19-12/8; 52-12/287.
2.2.10.2. Регистрационные номера документов за подписью губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области (далее - должностных лиц правительства области) составляются в соответствии с делопроизводственными индексами, сводной номенклатурой дел правительства области и настоящей Инструкцией.
Регистрационный номер исходящего документа, подписанного должностным лицом правительства области, состоит из индекса организационного управления, индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел (с добавлением буквы "И") и порядкового номера в пределах календарного года.
Например:
№ 17-01-8/И-1676.
Регистрационный номер входящих документов, адресованных должностным лицам правительства области, состоит из индекса организационного управления, номера дела по номенклатуре дел (с добавлением буквы "А") и порядкового номера в пределах календарного года.
№ 17-7/А-2150.
2.2.10.3. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.
Документу, направляемому по нескольким адресам, присваивается один регистрационный номер.
Примечание: см. также п. п. 3.3, 3.4.7, 4.2.5, 6.1.2 настоящей Инструкции.
2.2.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) используется при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.2.12. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам бланка документа.
2.2.13. Адресат (реквизит 15) располагают в правом верхнем углу бланка в ограничительных отметках.
Если документ напечатан на стандартном листе бумаги, то реквизит "Адресат" печатают, отступив от верхнего поля на расстояние 4 - 5 интервалов.
Каждая составная часть реквизита "Адресат" печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования полуторным интервалом. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Допускается центровать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Например:
Министерство здравоохранения
Российской Федерации
Департамент научного проектирования
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
Например:
Министерство регионального развития
Российской Федерации
Департамент целевых программ
территориального развития
Начальнику отдела
И.О. Фамилия
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
ОАО "Регионгазхолдинг"
С.В. Власичеву
В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание).
Например:
Начальнику штаба в/ч 2132
генерал-майору
И.О. Фамилия
или
Ректору федерального государственного
бюджетного образовательного учреждения
"Российская академия правосудия"
доктору юридических наук
И.О. Фамилия
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Администрации муниципальных
районов (городских округов)
Воронежской области
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
КУ ВО "Государственный архив
Воронежской области"
Плехановская ул., д. 7
Воронеж
394006
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Иноземцеву И.А.
ул. Заречная, д. 4, кв. 1
с. Никольское
Семилукский район
Воронежская обл.
396914
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.
При направлении документов постоянным корреспондентам, однородным организациям целесообразно применять списки рассылки и конверты с напечатанными адресами.
Примечание: см. также п. 3.7.6 настоящей Инструкции.
При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), наб. (набережная), пр. или просп. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира).
В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (кв. 57а).
2.2.14. Гриф утверждения документа (реквизит 16) проставляется справа на первом листе документов, подлежащих утверждению (акты, задания, инструкции, отчеты, планы, сметы и др.). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Слово "УТВЕРЖДАЮ" печатается прописными буквами, обычным шрифтом.
Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 1,5 - 2 интервалами.
Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа (штатное расписание, смета расходов на содержание аппарата, представление к награждению), на нем проставляется гриф утверждения, на который ставится гербовая печать организации.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель государственной жилищной
инспекции Воронежской области
личная подпись инициалы, фамилия
00.00.0000
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центровать элементы относительно самой длинной строки.
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.
При утверждении документа указом, постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением правительства
Воронежской области
от 15 января 2013 г. № 2
2.2.15. В состав резолюции (реквизит 17) входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
Резолюция оформляется между реквизитами "Адресат" и "