Отчет Контрольно-счетной палаты Воронежской обл. от 05.09.2013 N 2.77-2013 "О результатах проверки законности и результативности использования средств, выделенных из областного бюджета в 2012 году и первом полугодии 2013 года КУ ВО "Государственный архив Воронежской области"
Утвержден
решением
коллегии Контрольно-счетной
палаты Воронежской области
от 5 сентября 2013 года № 14(108)
ОТЧЕТ № 2.77-2013
О РЕЗУЛЬТАТАХ ПРОВЕРКИ ЗАКОННОСТИ И РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СРЕДСТВ, ВЫДЕЛЕННЫХ ИЗ ОБЛАСТНОГО БЮДЖЕТА
В 2012 ГОДУ И ПЕРВОМ ПОЛУГОДИИ 2013 ГОДА
КУ ВО "ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ"
Основание для проведения контрольного мероприятия: п. 2.77 плана работы Контрольно-счетной палаты Воронежской области на 2013 год, распоряжение от 02.08.2013 № 55.
Цель контрольного мероприятия: оценка финансово-хозяйственной деятельности КУ ВО "Государственный архив Воронежской области".
Проверенный объект и оформленный акт: казенное учреждение Воронежской области "Государственный архив Воронежской области" - акт № 2.77 от 02.08.2013.
Срок проведения контрольного мероприятия: с 7 по 30 августа 2013 года.
Вопросы контрольного мероприятия:
1. Изучение учредительных и иных документов, характеризующих организационно-правовую форму и структуру учреждения.
2. Анализ деятельности учреждения на соответствие уставу. Оценка результатов деятельности.
3. Проверка целевого и эффективного использования средств областного бюджета, выделенных учреждению в 2012 году и первом полугодии 2013 года в соответствии со сметами расходов.
4. Проверка бухгалтерского учета и отчетности за 2012 год и I полугодие 2013 года:
- расчетов по оплате труда, штатной и фактической численности сотрудников;
- расчетов с дебиторами и кредиторами, с подотчетными лицами;
- банковских и кассовых операций.
- учета основных средств, материальных запасов, движения и их списания;
5. Проверка ведения договорной работы и соответствия порядка приобретения товаров, выполнения работ и оказания услуг действующему законодательству.
Результаты контрольного мероприятия:
Казенное учреждение Воронежской области "Государственный архив Воронежской области" (далее - КУ ВО "ГАВО", Учреждение) создано в соответствии с постановлением правительства Воронежской области от 28.04.2011 № 344 путем изменения типа существующего областного государственного учреждения "Государственный архив Воронежской области" с сохранением штатной численности и основных целей деятельности учреждения. Полномочия учредителя от имени Воронежской области осуществлял архивный отдел Воронежской области, который на основании указа губернатора Воронежской области был реорганизован путем его присоединения к департаменту культуры Воронежской области. Департамент культуры и архивного дела Воронежской области (далее - Учредитель, ДКАД ВО) является правопреемником реорганизованного органа. Полномочия собственника имущества от имени Воронежской области осуществляет департамент имущественных и земельных отношений Воронежской области (далее - ДИЗО ВО). Учреждение находится в ведомственном подчинении Учредителя, осуществляющего бюджетные полномочия главного распорядителя бюджетных средств.
Согласно уставу Учреждение для достижения целей создания осуществляет 20 основных видов деятельности, направленных на осуществление хранения, учета архивных документов, на осуществление комплекса мер по улучшению физического состояния архивных документов, проведение их реставрации, консервации и страхового копирования. Из них 8 не соответствуют функциям и услугам, определенным в Положении о ДКАД ВО, что противоречит требованиям ст. 6 БК РФ. Кроме того, между отделами распределены только 12 функций и услуг из 20 предусмотренных уставом Учреждения. В нарушение п. 3 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях" в определенных уставом основных видах деятельности Учреждения (пп. 2.3.5, 2.3.7, 2.3.10) предусмотрено их исполнение на договорной платной основе, что также не соответствует перечню основных функций и услуг, определенных Положением о ДКАД ВО. Действующие положения об отделах утверждены для отделов ОГУ "Государственный архив Воронежской области" приказом директора ОГУ. В связи с изменением правового статуса Учреждения - государственное на казенное соответствующие изменения в вышеназванные положения на дату проверки (26.08.2013) не внесены.
В КУ ВО "ГАВО" осуществляется система квартального и годового планирования и анализа исполнения отделами основных показателей деятельности. Предусмотренные учредителем государственные функции и услуги в целом выполняются. В проверяемом периоде запланированные показатели отделами в основном выполняются.
КУ ВО "ГАВО" хранит документы постоянного (вечного) срока хранения Архивного фонда РФ, находящегося в собственности Воронежской области. Документы архива отражают историю политического, экономического и культурного развития Воронежского края за период с 1611 года по 2011 год. По учетным данным, на 01.01.2013 насчитывается 3158 фондов, из них 252 фонда досоветского периода.
В соответствии с уставом Учреждение осуществляет приносящую доходы деятельность, оказывает платные услуги для юридических и физических лиц по организации делопроизводства, описанию архивных документов, временному хранению документов, брошюровке, переплету документов и печатных изданий, по использованию архивных документов и другие. Доходы, полученные от указанной деятельности, поступают в областной бюджет.
Указом губернатора Воронежской области "Об утверждении Перечня государственных услуг исполнительных органов государственной власти Воронежской области" для ДКАД ВО утверждены 4 государственные услуги в сфере архивной деятельности, которые должны предоставляться на безвозмездной основе. Приказами ДКАД ВО на все государственные услуги утверждены административные регламенты предоставления услуг, согласно которым услуги предоставляет КУ ВО "ГАВО".
Анализ исполнения государственных услуг Учреждением показал, что в нарушение указа губернатора Воронежской области и административного регламента, утвержденного приказом ДКАД ВО, услуги по проведению экспертизы ценности документов включены в перечень платных услуг КУ ВО "ГАВО", утвержденный приказом руководителя Учреждения.
Приказом архивного отдела Воронежской области "Об утверждении государственных заданий казенным учреждениям Воронежской области, подведомственным архивному отделу Воронежской области" Учреждению утверждено государственное задание на выполнение государственных услуг и выполнение государственных работ на 2012 год и на плановый период 2013 и 2014 годов. Руководителю Учреждения необходимо было обеспечить его выполнение и представить отчет о его выполнении не позднее 15.01.2013, однако в нарушение требований указанного приказа отчет о выполнении государственного задания за 2012 год не представлен.
Кроме того, в целях определения объема финансового обеспечения выполнения государственного задания на оказание государственных услуг архивными учреждениями за счет средств областного бюджета приказом архивного отдела Воронежской области утвержден порядок определения расчетно-нормативных затрат на оказание государственных услуг казенными учреждениями, подведомственными архивному отделу Воронежской области, однако Учреждением расчет затрат не производился. В нарушение п. 7 постановления правительства Воронежской области "О мерах по реализации Закона Воронежской области "Об областном бюджете на 2012 год и на плановый период 2013 и 2014 годов" архивный отдел Воронежской области и департамент культуры, осуществляющие функции и полномочия учредителя Учреждения, не проводили мониторинг и не осуществляли контроль за выполнением государственного задания. Учет выполнения показателей государственного задания Учреждением не осуществлялся.
Бухгалтерский учет в КУ ВО "ГАВО" осуществляется с применением средств компьютерной техники на базе программного комплекса "1С: Бухгалтерия государственного учреждения". В нарушение п. 6 Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, в учреждении не сформирована учетная политика, регламентирующая организацию и ведение бухгалтерского учета. В нарушение требований ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Инструкции по применению единого плана счетов..., утвержденной Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, не утверждены нормативно-правовым актом необходимые документы.
В нарушение п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, денежный аванс на оплату командировочных расходов не производился. По состоянию на 01.08.2013 кредиторская и дебиторская задолженность отсутствует.
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности от 28.12.2007 б/н заключен с сотрудником учреждения ОГУ "Госархив ВО" - начальником отдела материально-технического обеспечения, эксплуатации и обслуживания зданий, в связи с переименованием Учреждения в казенное учреждение необходимые изменения в договор не внесены.
Источниками формирования финансовых ресурсов Учреждения в проверяемом периоде являлись средства областного бюджета, выделяемые целевым назначением согласно утвержденной Учредителем бюджетной смете или в соответствии с областными целевыми программами. В нарушение устава Учреждения и постановления правительства Воронежской области "Об осуществлении исполнительными органами государственной власти Воронежской области функций и полномочий учредителя государственных учреждений Воронежской области" бюджетная смета на 2013 год не утверждена Учредителем. Департаментом доведена выписка из бюджетной росписи на 2013 год без поквартальной разбивки.
В соответствии со сметой первоначальные плановые ассигнования в 2012 году составили 18537,0 тыс. рублей. Согласно отчетам об исполнении бюджета (ф. 0503127) плановые ассигнования в 2012 году увеличены на 2454,6 тыс. рублей и составили 20991,6 тыс. рублей. Кассовые расходы в 2012 году составили 20949,3 тыс. рублей (99,8% плановых ассигнований).
На 2013 год бюджетные ассигнования утверждены в размере 53774,0 тыс. рублей. Кассовые расходы за I полугодие составили 10773,4 тыс. рублей (20% плановых ассигнований на год). Основная часть расходов приходится на оплату труда с начислениями: в 2012 году - 72,8%, в I полугодии 2013 года - 70,1%, а также на коммунальные услуги, вневедомственную охрану - в пределах 5,8 - 6,4%. Учреждением принимаются меры по освоению выделенных средств.
Штатное расписание утверждено приказом руководителя Учреждения в количестве 72 штатных единиц с месячным фондом оплаты труда 894 тыс. рублей. Фактическая численность работников составляет 70 человек. Оплата труда работников Учреждения осуществляется на основании соответствующего положения, утвержденного приказом руководителя ОГУ "ГАВО" от 25.09.2009 № 20-О, в редакции от 02.12.2011 № 22-О.
В ходе проверки начисления и выплаты заработной платы нарушений не установлено. Среднемесячная заработная плата в целом по учреждению в 2012 году составила 18886 рублей, в I полугодии 2013 года - 17070 рублей, административно-управленческого персонала соответственно 31246 рублей и 26957 рублей, основного персонала 15536 рублей и 14415 рублей, обслуживающего персонала 6733 рублей и 7330 рублей.
Расходы учреждения на ГСМ в 2012 году составили 88 тыс. рублей, в I полугодии 2013 года - 27,6 тыс. рублей. Проверка списания ГСМ показала, что все путевые листы заполнялись в нарушение Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" и Письма Федеральной службы государственной статистики от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257, маршрут следования во всех путевых листах конкретно не прописан, отмечено "езда по г. Воронеж и районам области". Путевые листы оформлялись сроком на один месяц или на неделю, однако командировки в Учреждении не оформлялись. В нарушение п. 13 вышеуказанного приказа, в путевых листах отсутствует отметка о дате выезда и заезда на постоянную стоянку.
Использование имущества. На балансе КУ ВО "ГАВО" по состоянию на 01.01.2012 числилось основных средств на сумму 27268,3 тыс. рублей. В 2012 году Учреждением приобретено основных средств балансовой стоимостью 931,8 тыс. рублей. По причине списания изношенного и устаревшего оборудования на основании приказов ДИЗО ВО и акта проверки технического состояния транспортного средства, составленного ООО "Эксперт-Л", в связи с невозможностью дальнейшей эксплуатации, выбыли основные средства, первоначальной балансовой стоимостью 316,5 тыс. рублей. Списание имущества осуществлено в соответствии с требованиями действующего законодательства. В I полугодии 2013 года приобретено основных средств на сумму 581,0 тыс. рублей. На 01.07.2013 первоначальная стоимость основных средств Учреждения составила 28464,6 тыс. рублей. В ходе проведенной Учреждением с 1 по 18 декабря 2012 года инвентаризации основных средств излишки и недостачи не установлены.
Право оперативного управления 12.04.2012 оформлено на часть помещения, площадью 2193,1 кв. м, расположенного по адресу: г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 7, и на земельный участок под ним общей площадью 1052 кв. м. За Учреждением на праве оперативного управления закреплена еще часть помещения площадью 122 кв. м первоначальной балансовой стоимостью 315,4 тыс. рублей, расположенная по вышеуказанному адресу, однако свидетельство о государственной регистрации права оперативного управления нежилыми помещениями КУ ВО "ГАВО" не оформлено, что является нарушением ст. 131 Гражданского кодекса РФ и ст. 4 Федерального закона от 21.07.1997 № 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним".
Организация осуществления Учреждением администрирования доходов бюджета. В соответствии с законами Воронежской области об областном бюджете на 2012 - 2013 годы за архивным отделом Воронежской области и департаментом культуры и архивного дела Воронежской области (далее - Департамент) закреплены функции главного администратора доходов областного бюджета от прочих доходов от оказания платных услуг (работ). Приказами архивного отдела Воронежской области и ДКАД ВО Учреждению переданы полномочия администратора доходов областного бюджета в 2012 - 2013 годах.
По данным вопросам обмен информацией между Управлением Федерального казначейства по Воронежской области и администратором осуществляется по системе электронного документооборота в виде электронных таблиц ежедневно.
Расчет прогноза поступлений доходов от оказания платных услуг в областной бюджет производится без учета фактически поступивших средств за предыдущие периоды. Согласно представленной информации ежегодный прогноз поступлений доходов с 2012 года до 2015 год составляет от 3300 - 3500 тыс. рублей. Объем поступлений администрируемых Учреждением доходов от оказания платных услуг в областной бюджет в 2012 году составил 4666,1 тыс. рублей, или 133,3% уточненного плана, что на 13% выше уровня поступлений за аналогичный период 2011 года (4060,4 тыс. рублей). Поступления за полугодие 2013 года составили 1674,2 тыс. рублей, что составляет 51% годового плана.
В нарушение Порядка осуществления органами государственной власти Воронежской области бюджетных полномочий главных администраторов доходов областного бюджета, утвержденного постановлением администрации Воронежской области от 12.01.2008 № 26 (далее - Порядок) Департамент, являясь главным администратором доходов областного бюджета, не установил для подведомственного ему администратора доходов порядок осуществления полномочий администратора доходов, а также порядок представления сведений и бюджетной отчетности, необходимой для осуществления полномочий главного администратора доходов областного бюджета.
В нарушение Порядка осуществления бюджетных полномочий администраторов доходов областного бюджета, утвержденного приказом Главного финансового управления Воронежской области от 28.01.2008 № 20"о/н", Учреждением не велся реестр поступлений доходов в областной бюджет. В ходе проверки реестры сформированы за 2012 год и I полугодие 2013 года. Перечень платных услуг казенного учреждения, в соответствии с приказом архивного отдела Воронежской области от 27.03.2012 № 23-О, утвержден приказом руководителя от 12.04.2012 № 9-О. Проверка показала, что в 2012 году и I полугодии 2013 года в сметах на выполнение работ по обработке документов указаны виды услуг, которые не соответствуют утвержденному перечню, что является нарушением вышеуказанного приказа. Кроме того, в сметах на выполнение работ по обработке документов и дел областных учреждений применены расценки "составление предисловия к описям фондов учреждений" для учреждений федерального органа исполнительной власти в размере 2491 рубль, однако, следовало применить расценки для учреждений субъекта РФ и муниципальных образований в размере 1245 рублей. В результате сумма излишне начисленных и уплаченных областными учреждениями средств составила 11214 рублей.
Организация закупок для государственных нужд учреждения осуществлялась в соответствии с требованиями Федерального закона № 94-ФЗ, нарушений не установлено.
Реализация ВЦП "Обеспечение сохранности архивных документов и архивных фондов Воронежской области на 2013 - 2015 годы". В 2013 году реализуется ведомственная целевая программа "Обеспечение сохранности архивных документов и архивных фондов Воронежской области на 2013 - 2015 годы" (далее - ВЦП). Программа утверждена приказом ДКАД ВО от 13.07.2012 № 392-ОД. Цель программы - обеспечение сохранности архивных документов Воронежской области, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия и относящихся к информационным ресурсам Воронежской области.
Законом Воронежской области от 17.12.2012 № 161-ОЗ "Об областном бюджете на 2013 год и плановый период 2014 и 2015 годов" на реализацию ВЦП в 2013 году предусмотрены ассигнования в объеме 40,2 млн. рублей, в том числе: по мероприятиям, в которых исполнителем является КУ ВО "ГАВО", - 34,4 млн. рублей.
Предельный объем финансирования мероприятий ВЦП на I полугодие 2013 года, доведенный главным распорядителем до Учреждения, составил 9024,0 тыс. рублей, или 26,2% от бюджетных ассигнований на 2013 год. Фактическое финансирование мероприятий программы КУ ВО "ГАВО" на 01.07.2013 составило 1672,0 тыс. рублей, что составило 18,5% от лимита финансирования. На дату окончания проверки (26.08.2013) КУ ВО "ГАВО" дополнительно освоены средства по заключенным контрактам в сумме 3307,6 тыс. рублей. Однако процент освоения средств по мероприятиям данной программы остается низким - 14,5% от годовых плановых назначений.
По мероприятию "Выполнение работ по созданию электронного цифрового фонда использования на документы Архивного фонда Воронежской области" на дату проверки (26.08.2013) израсходовано 1430,3 тыс. рублей. Из этих средств приобретено серверное, сетевое и коммутационное оборудование для нужд другого учреждения - казенного учреждения Воронежской области "Государственный архив Воронежской области по личному составу" (далее - КУ ВО "ГАВОЛС") стоимостью 390 тыс. рублей и 472,8 тыс. рублей. Кроме этого, оплачены работы по монтажу локальной вычислительной сети стоимостью 68,5 тыс. рублей в здании по адресу: г. Воронеж, ул. Острогожская, 83, принадлежащем на праве оперативного управления КУ ВО "ГАВОЛС".
Приобретение, монтаж и передача вышеперечисленного оборудования на сумму 931,3 тыс. рублей произведены в нарушение требований Федерального закона № 94-ФЗ (п. 2 ст. 4), Гражданского кодекса РФ (п. 4 ст. 298), устава КУ ВО "ГАВО" (п. 4.4), без согласия собственника имущества ДИЗО ВО. Средства областного бюджета, предусмотренные КУ ВО "ГАВО" на исполнение мероприятий ВЦП, фактически израсходованы для нужд КУ ВО "ГАВОЛС", которое является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество.
В нарушение требований постановления администрации Воронежской области от 10.02.2006 № 81 "О порядке разработки, утверждения и реализации ведомственных целевых программ" мероприятия, предусмотренные ВЦП, носят не конкретный характер, отсутствуют характеристики содержания работ, услуг и товаров, не определены ответственные исполнители (заказчики) мероприятий, а также не определен порядок взаимодействия ДКАД ВО и подведомственных казенных учреждений.
Планирование деятельности в проверяемом периоде Учреждение осуществляло самостоятельно, в соответствии с рекомендациями Федерального архивного агентства РФ и приказами учредителей, которыми определены приоритетные направления архивной деятельности на 2012 и 2013 годы. Заслушивание отчета руководителя о деятельности КУ ВО "ГАВО" осуществлялось на заседаниях коллегии архивного отдела, в настоящее время на совещании руководителей архивных учреждений Воронежской области при ДКАД ВО с оформлением протоколов.
В проверяемом периоде планы работы по основным направлениям деятельности КУ ВО "ГАВО" в нарушении п. 3.5 устава не согласовывались с учредителями. Анализ утвержденных мероприятий за проверяемый период показал, что в 2012 году из запланированных 43 целевых показателей и индикаторов фактически все выполнены. В 2013 году запланировано к реализации 34 целевых показателей и индикаторов. КУ ВО "ГАВО" обеспечено выполнение показателей эффективности за периоды 2012 год и I полугодие 2013 года.
Кроме того, в нарушение п. 3 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" в проверяемом периоде планирование Учреждением значения показателя "Создание страховых копий особо ценных бумаг" не осуществлялось.
Выводы:
Деятельность казенного учреждения Воронежской области "Государственный архив Воронежской области" соответствует целям его создания. Учреждение в основном выполняет возложенные на него задачи, направленные на осуществление хранения, учета архивных документов, на осуществление комплекса мер по улучшению физического состояния архивных документов, проведение их реставрации, консервации и страхового копирования. В проверяемом периоде нецелевого использования бюджетных средств не установлено.
В то же время в ходе проверки выявлены отдельные недостатки и нарушения действующего законодательства, допускаемые Учреждением при выполнении государственных услуг, по ведению бухгалтерского учета, при осуществлении администрирования неналоговых доходов бюджета, не зарегистрировано право оперативного управления, при разработке организационных документов Учреждения в части несоответствия функциям и услугам, определенным в положении Учредителя, при расчетах с сотрудниками при направлении их в служебные командировки, при оформлении путевых листов, при утверждении бюджетной сметы. В нарушение требований действующего законодательства осуществлены закупка и монтаж оборудования на сумму 931,3 тыс. рублей для нужд другого учреждения. В сметах на выполнение работ по обработке документов и дел областных учреждений допускалось неправильное применение расценок, в результате сумма излишне полученных средств Учреждением составила 11,2 тыс. рублей.
ДКАД ВО, как учредителем, не определен порядок взаимодействия ДКАД ВО и подведомственных ему учреждений при реализации ведомственной целевой программы.
Предложения:
1. В целях устранения выявленных недостатков и нарушений направить представление руководителю казенного учреждения Воронежской области "Государственный архив Воронежской области".
2. Направить представление руководителю департамента культуры и архивного дела Воронежской области.
Начальник инспекции по контролю
расходов на общегосударственные вопросы,
сельское и лесное хозяйство
И.Н.ДАНИЛОВ
Руководитель проверки
С.Н.СКРЫЛЬНИКОВА
------------------------------------------------------------------
Утвержден
решением
коллегии Контрольно-счетной
палаты Воронежской области
от 5 сентября 2013 года № 14(108)
ОТЧЕТ № 2.77-2013
О РЕЗУЛЬТАТАХ ПРОВЕРКИ ЗАКОННОСТИ И РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СРЕДСТВ, ВЫДЕЛЕННЫХ ИЗ ОБЛАСТНОГО БЮДЖЕТА
В 2012 ГОДУ И ПЕРВОМ ПОЛУГОДИИ 2013 ГОДА
КУ ВО "ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ"
Основание для проведения контрольного мероприятия: п. 2.77 плана работы Контрольно-счетной палаты Воронежской области на 2013 год, распоряжение от 02.08.2013 № 55.
Цель контрольного мероприятия: оценка финансово-хозяйственной деятельности КУ ВО "Государственный архив Воронежской области".
Проверенный объект и оформленный акт: казенное учреждение Воронежской области "Государственный архив Воронежской области" - акт № 2.77 от 02.08.2013.
Срок проведения контрольного мероприятия: с 7 по 30 августа 2013 года.
Вопросы контрольного мероприятия:
1. Изучение учредительных и иных документов, характеризующих организационно-правовую форму и структуру учреждения.
2. Анализ деятельности учреждения на соответствие уставу. Оценка результатов деятельности.
3. Проверка целевого и эффективного использования средств областного бюджета, выделенных учреждению в 2012 году и первом полугодии 2013 года в соответствии со сметами расходов.
4. Проверка бухгалтерского учета и отчетности за 2012 год и I полугодие 2013 года:
- расчетов по оплате труда, штатной и фактической численности сотрудников;
- расчетов с дебиторами и кредиторами, с подотчетными лицами;
- банковских и кассовых операций.
- учета основных средств, материальных запасов, движения и их списания;
5. Проверка ведения договорной работы и соответствия порядка приобретения товаров, выполнения работ и оказания услуг действующему законодательству.
Результаты контрольного мероприятия:
Казенное учреждение Воронежской области "Государственный архив Воронежской области" (далее - КУ ВО "ГАВО", Учреждение) создано в соответствии с постановлением правительства Воронежской области от 28.04.2011 № 344 путем изменения типа существующего областного государственного учреждения "Государственный архив Воронежской области" с сохранением штатной численности и основных целей деятельности учреждения. Полномочия учредителя от имени Воронежской области осуществлял архивный отдел Воронежской области, который на основании указа губернатора Воронежской области был реорганизован путем его присоединения к департаменту культуры Воронежской области. Департамент культуры и архивного дела Воронежской области (далее - Учредитель, ДКАД ВО) является правопреемником реорганизованного органа. Полномочия собственника имущества от имени Воронежской области осуществляет департамент имущественных и земельных отношений Воронежской области (далее - ДИЗО ВО). Учреждение находится в ведомственном подчинении Учредителя, осуществляющего бюджетные полномочия главного распорядителя бюджетных средств.
Согласно уставу Учреждение для достижения целей создания осуществляет 20 основных видов деятельности, направленных на осуществление хранения, учета архивных документов, на осуществление комплекса мер по улучшению физического состояния архивных документов, проведение их реставрации, консервации и страхового копирования. Из них 8 не соответствуют функциям и услугам, определенным в Положении о ДКАД ВО, что противоречит требованиям ст. 6 БК РФ. Кроме того, между отделами распределены только 12 функций и услуг из 20 предусмотренных уставом Учреждения. В нарушение п. 3 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях" в определенных уставом основных видах деятельности Учреждения (пп. 2.3.5, 2.3.7, 2.3.10) предусмотрено их исполнение на договорной платной основе, что также не соответствует перечню основных функций и услуг, определенных Положением о ДКАД ВО. Действующие положения об отделах утверждены для отделов ОГУ "Государственный архив Воронежской области" приказом директора ОГУ. В связи с изменением правового статуса Учреждения - государственное на казенное соответствующие изменения в вышеназванные положения на дату проверки (26.08.2013) не внесены.
В КУ ВО "ГАВО" осуществляется система квартального и годового планирования и анализа исполнения отделами основных показателей деятельности. Предусмотренные учредителем государственные функции и услуги в целом выполняются. В проверяемом периоде запланированные показатели отделами в основном выполняются.
КУ ВО "ГАВО" хранит документы постоянного (вечного) срока хранения Архивного фонда РФ, находящегося в собственности Воронежской области. Документы архива отражают историю политического, экономического и культурного развития Воронежского края за период с 1611 года по 2011 год. По учетным данным, на 01.01.2013 насчитывается 3158 фондов, из них 252 фонда досоветского периода.
В соответствии с уставом Учреждение осуществляет приносящую доходы деятельность, оказывает платные услуги для юридических и физических лиц по организации делопроизводства, описанию архивных документов, временному хранению документов, брошюровке, переплету документов и печатных изданий, по использованию архивных документов и другие. Доходы, полученные от указанной деятельности, поступают в областной бюджет.
Указом губернатора Воронежской области "Об утверждении Перечня государственных услуг исполнительных органов государственной власти Воронежской области" для ДКАД ВО утверждены 4 государственные услуги в сфере архивной деятельности, которые должны предоставляться на безвозмездной основе. Приказами ДКАД ВО на все государственные услуги утверждены административные регламенты предоставления услуг, согласно которым услуги предоставляет КУ ВО "ГАВО".
Анализ исполнения государственных услуг Учреждением показал, что в нарушение указа губернатора Воронежской области и административного регламента, утвержденного приказом ДКАД ВО, услуги по проведению экспертизы ценности документов включены в перечень платных услуг КУ ВО "ГАВО", утвержденный приказом руководителя Учреждения.
Приказом архивного отдела Воронежской области "Об утверждении государственных заданий казенным учреждениям Воронежской области, подведомственным архивному отделу Воронежской области" Учреждению утверждено государственное задание на выполнение государственных услуг и выполнение государственных работ на 2012 год и на плановый период 2013 и 2014 годов. Руководителю Учреждения необходимо было обеспечить его выполнение и представить отчет о его выполнении не позднее 15.01.2013, однако в нарушение требований указанного приказа отчет о выполнении государственного задания за 2012 год не представлен.
Кроме того, в целях определения объема финансового обеспечения выполнения государственного задания на оказание государственных услуг архивными учреждениями за счет средств областного бюджета приказом архивного отдела Воронежской области утвержден порядок определения расчетно-нормативных затрат на оказание государственных услуг казенными учреждениями, подведомственными архивному отделу Воронежской области, однако Учреждением расчет затрат не производился. В нарушение п. 7 постановления правительства Воронежской области "О мерах по реализации Закона Воронежской области "Об областном бюджете на 2012 год и на плановый период 2013 и 2014 годов" архивный отдел Воронежской области и департамент культуры, осуществляющие функции и полномочия учредителя Учреждения, не проводили мониторинг и не осуществляли контроль за выполнением государственного задания. Учет выполнения показателей государственного задания Учреждением не осуществлялся.
Бухгалтерский учет в КУ ВО "ГАВО" осуществляется с применением средств компьютерной техники на базе программного комплекса "1С: Бухгалтерия государственного учреждения". В нарушение п. 6 Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, в учреждении не сформирована учетная политика, регламентирующая организацию и ведение бухгалтерского учета. В нарушение требований ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Инструкции по применению единого плана счетов..., утвержденной Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, не утверждены нормативно-правовым актом необходимые документы.
В нарушение п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, денежный аванс на оплату командировочных расходов не производился. По состоянию на 01.08.2013 кредиторская и дебиторская задолженность отсутствует.
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности от 28.12.2007 б/н заключен с сотрудником учреждения ОГУ "Госархив ВО" - начальником отдела материально-технического обеспечения, эксплуатации и обслуживания зданий, в связи с переименованием Учреждения в казенное учреждение необходимые изменения в договор не внесены.
Источниками формирования финансовых ресурсов Учреждения в проверяемом периоде являлись средства областного бюджета, выделяемые целевым назначением согласно утвержденной Учредителем бюджетной смете или в соответствии с областными целевыми программами. В нарушение устава Учреждения и постановления правительства Воронежской области "Об осуществлении исполнительными органами государственной власти Воронежской области функций и полномочий учредителя государственных учреждений Воронежской области" бюджетная смета на 2013 год не утверждена Учредителем. Департаментом доведена выписка из бюджетной росписи на 2013 год без поквартальной разбивки.
В соответствии со сметой первоначальные плановые ассигнования в 2012 году составили 18537,0 тыс. рублей. Согласно отчетам об исполнении бюджета (ф. 0503127) плановые ассигнования в 2012 году увеличены на 2454,6 тыс. рублей и составили 20991,6 тыс. рублей. Кассовые расходы в 2012 году составили 20949,3 тыс. рублей (99,8% плановых ассигнований).
На 2013 год бюджетные ассигнования утверждены в размере 53774,0 тыс. рублей. Кассовые расходы за I полугодие составили 10773,4 тыс. рублей (20% плановых ассигнований на год). Основная часть расходов приходится на оплату труда с начислениями: в 2012 году - 72,8%, в I полугодии 2013 года - 70,1%, а также на коммунальные услуги, вневедомственную охрану - в пределах 5,8 - 6,4%. Учреждением принимаются меры по освоению выделенных средств.
Штатное расписание утверждено приказом руководителя Учреждения в количестве 72 штатных единиц с месячным фондом оплаты труда 894 тыс. рублей. Фактическая численность работников составляет 70 человек. Оплата труда работников Учреждения осуществляется на основании соответствующего положения, утвержденного приказом руководителя ОГУ "ГАВО" от 25.09.2009 № 20-О, в редакции от 02.12.2011 № 22-О.
В ходе проверки начисления и выплаты заработной платы нарушений не установлено. Среднемесячная заработная плата в целом по учреждению в 2012 году составила 18886 рублей, в I полугодии 2013 года - 17070 рублей, административно-управленческого персонала соответственно 31246 рублей и 26957 рублей, основного персонала 15536 рублей и 14415 рублей, обслуживающего персонала 6733 рублей и 7330 рублей.
Расходы учреждения на ГСМ в 2012 году составили 88 тыс. рублей, в I полугодии 2013 года - 27,6 тыс. рублей. Проверка списания ГСМ показала, что все путевые листы заполнялись в нарушение Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" и Письма Федеральной службы государственной статистики от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257, маршрут следования во всех путевых листах конкретно не прописан, отмечено "езда по г. Воронеж и районам области". Путевые листы оформлялись сроком на один месяц или на неделю, однако командировки в Учреждении не оформлялись. В нарушение п. 13 вышеуказанного приказа, в путевых листах отсутствует отметка о дате выезда и заезда на постоянную стоянку.
Использование имущества. На балансе КУ ВО "ГАВО" по состоянию на 01.01.2012 числилось основных средств на сумму 27268,3 тыс. рублей. В 2012 году Учреждением приобретено основных средств балансовой стоимостью 931,8 тыс. рублей. По причине списания изношенного и устаревшего оборудования на основании приказов ДИЗО ВО и акта проверки технического состояния транспортного средства, составленного ООО "Эксперт-Л", в связи с невозможностью дальнейшей эксплуатации, выбыли основные средства, первоначальной балансовой стоимостью 316,5 тыс. рублей. Списание имущества осуществлено в соответствии с требованиями действующего законодательства. В I полугодии 2013 года приобретено основных средств на сумму 581,0 тыс. рублей. На 01.07.2013 первоначальная стоимость основных средств Учреждения составила 28464,6 тыс. рублей. В ходе проведенной Учреждением с 1 по 18 декабря 2012 года инвентаризации основных средств излишки и недостачи не установлены.
Право оперативного управления 12.04.2012 оформлено на часть помещения, площадью 2193,1 кв. м, расположенного по адресу: г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 7, и на земельный участок под ним общей площадью 1052 кв. м. За Учреждением на праве оперативного управления закреплена еще часть помещения площадью 122 кв. м первоначальной балансовой стоимостью 315,4 тыс. рублей, расположенная по вышеуказанному адресу, однако свидетельство о государственной регистрации права оперативного управления нежилыми помещениями КУ ВО "ГАВО" не оформлено, что является нарушением ст. 131 Гражданского кодекса РФ и ст. 4 Федерального закона от 21.07.1997 № 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним".
Организация осуществления Учреждением администрирования доходов бюджета. В соответствии с законами Воронежской области об областном бюджете на 2012 - 2013 годы за архивным отделом Воронежской области и департаментом культуры и архивного дела Воронежской области (далее - Департамент) закреплены функции главного администратора доходов областного бюджета от прочих доходов от оказания платных услуг (работ). Приказами архивного отдела Воронежской области и ДКАД ВО Учреждению переданы полномочия администратора доходов областного бюджета в 2012 - 2013 годах.
По данным вопросам обмен информацией между Управлением Федерального казначейства по Воронежской области и администратором осуществляется по системе электронного документооборота в виде электронных таблиц ежедневно.
Расчет прогноза поступлений доходов от оказания платных услуг в областной бюджет производится без учета фактически поступивших средств за предыдущие периоды. Согласно представленной информации ежегодный прогноз поступлений доходов с 2012 года до 2015 год составляет от 3300 - 3500 тыс. рублей. Объем поступлений администрируемых Учреждением доходов от оказания платных услуг в областной бюджет в 2012 году составил 4666,1 тыс. рублей, или 133,3% уточненного плана, что на 13% выше уровня поступлений за аналогичный период 2011 года (4060,4 тыс. рублей). Поступления за полугодие 2013 года составили 1674,2 тыс. рублей, что составляет 51% годового плана.
В нарушение Порядка осуществления органами государственной власти Воронежской области бюджетных полномочий главных администраторов доходов областного бюджета, утвержденного постановлением администрации Воронежской области от 12.01.2008 № 26 (далее - Порядок) Департамент, являясь главным администратором доходов областного бюджета, не установил для подведомственного ему администратора доходов порядок осуществления полномочий администратора доходов, а также порядок представления сведений и бюджетной отчетности, необходимой для осуществления полномочий главного администратора доходов областного бюджета.
В нарушение Порядка осуществления бюджетных полномочий администраторов доходов областного бюджета, утвержденного приказом Главного финансового управления Воронежской области от 28.01.2008 № 20"о/н", Учреждением не велся реестр поступлений доходов в областной бюджет. В ходе проверки реестры сформированы за 2012 год и I полугодие 2013 года. Перечень платных услуг казенного учреждения, в соответствии с приказом архивного отдела Воронежской области от 27.03.2012 № 23-О, утвержден приказом руководителя от 12.04.2012 № 9-О. Проверка показала, что в 2012 году и I полугодии 2013 года в сметах на выполнение работ по обработке документов указаны виды услуг, которые не соответствуют утвержденному перечню, что является нарушением вышеуказанного приказа. Кроме того, в сметах на выполнение работ по обработке документов и дел областных учреждений применены расценки "составление предисловия к описям фондов учреждений" для учреждений федерального органа исполнительной власти в размере 2491 рубль, однако, следовало применить расценки для учреждений субъекта РФ и муниципальных образований в размере 1245 рублей. В результате сумма излишне начисленных и уплаченных областными учреждениями средств составила 11214 рублей.
Организация закупок для государственных нужд учреждения осуществлялась в соответствии с требованиями Федерального закона № 94-ФЗ, нарушений не установлено.
Реализация ВЦП "Обеспечение сохранности архивных документов и архивных фондов Воронежской области на 2013 - 2015 годы". В 2013 году реализуется ведомственная целевая программа "Обеспечение сохранности архивных документов и архивных фондов Воронежской области на 2013 - 2015 годы" (далее - ВЦП). Программа утверждена приказом ДКАД ВО от 13.07.2012 № 392-ОД. Цель программы - обеспечение сохранности архивных документов Воронежской области, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия и относящихся к информационным ресурсам Воронежской области.
Законом Воронежской области от 17.12.2012 № 161-ОЗ "Об областном бюджете на 2013 год и плановый период 2014 и 2015 годов" на реализацию ВЦП в 2013 году предусмотрены ассигнования в объеме 40,2 млн. рублей, в том числе: по мероприятиям, в которых исполнителем является КУ ВО "ГАВО", - 34,4 млн. рублей.
Предельный объем финансирования мероприятий ВЦП на I полугодие 2013 года, доведенный главным распорядителем до Учреждения, составил 9024,0 тыс. рублей, или 26,2% от бюджетных ассигнований на 2013 год. Фактическое финансирование мероприятий программы КУ ВО "ГАВО" на 01.07.2013 составило 1672,0 тыс. рублей, что составило 18,5% от лимита финансирования. На дату окончания проверки (26.08.2013) КУ ВО "ГАВО" дополнительно освоены средства по заключенным контрактам в сумме 3307,6 тыс. рублей. Однако процент освоения средств по мероприятиям данной программы остается низким - 14,5% от годовых плановых назначений.
По мероприятию "Выполнение работ по созданию электронного цифрового фонда использования на документы Архивного фонда Воронежской области" на дату проверки (26.08.2013) израсходовано 1430,3 тыс. рублей. Из этих средств приобретено серверное, сетевое и коммутационное оборудование для нужд другого учреждения - казенного учреждения Воронежской области "Государственный архив Воронежской области по личному составу" (далее - КУ ВО "ГАВОЛС") стоимостью 390 тыс. рублей и 472,8 тыс. рублей. Кроме этого, оплачены работы по монтажу локальной вычислительной сети стоимостью 68,5 тыс. рублей в здании по адресу: г. Воронеж, ул. Острогожская, 83, принадлежащем на праве оперативного управления КУ ВО "ГАВОЛС".
Приобретение, монтаж и передача вышеперечисленного оборудования на сумму 931,3 тыс. рублей произведены в нарушение требований Федерального закона № 94-ФЗ (п. 2 ст. 4), Гражданского кодекса РФ (п. 4 ст. 298), устава КУ ВО "ГАВО" (п. 4.4), без согласия собственника имущества ДИЗО ВО. Средства областного бюджета, предусмотренные КУ ВО "ГАВО" на исполнение мероприятий ВЦП, фактически израсходованы для нужд КУ ВО "ГАВОЛС", которое является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество.
В нарушение требований постановления администрации Воронежской области от 10.02.2006 № 81 "О порядке разработки, утверждения и реализации ведомственных целевых программ" мероприятия, предусмотренные ВЦП, носят не конкретный характер, отсутствуют характеристики содержания работ, услуг и товаров, не определены ответственные исполнители (заказчики) мероприятий, а также не определен порядок взаимодействия ДКАД ВО и подведомственных казенных учреждений.
Планирование деятельности в проверяемом периоде Учреждение осуществляло самостоятельно, в соответствии с рекомендациями Федерального архивного агентства РФ и приказами учредителей, которыми определены приоритетные направления архивной деятельности на 2012 и 2013 годы. Заслушивание отчета руководителя о деятельности КУ ВО "ГАВО" осуществлялось на заседаниях коллегии архивного отдела, в настоящее время на совещании руководителей архивных учреждений Воронежской области при ДКАД ВО с оформлением протоколов.
В проверяемом периоде планы работы по основным направлениям деятельности КУ ВО "ГАВО" в нарушении п. 3.5 устава не согласовывались с учредителями. Анализ утвержденных мероприятий за проверяемый период показал, что в 2012 году из запланированных 43 целевых показателей и индикаторов фактически все выполнены. В 2013 году запланировано к реализации 34 целевых показателей и индикаторов. КУ ВО "ГАВО" обеспечено выполнение показателей эффективности за периоды 2012 год и I полугодие 2013 года.
Кроме того, в нарушение п. 3 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" в проверяемом периоде планирование Учреждением значения показателя "Создание страховых копий особо ценных бумаг" не осуществлялось.
Выводы:
Деятельность казенного учреждения Воронежской области "Государственный архив Воронежской области" соответствует целям его создания. Учреждение в основном выполняет возложенные на него задачи, направленные на осуществление хранения, учета архивных документов, на осуществление комплекса мер по улучшению физического состояния архивных документов, проведение их реставрации, консервации и страхового копирования. В проверяемом периоде нецелевого использования бюджетных средств не установлено.
В то же время в ходе проверки выявлены отдельные недостатки и нарушения действующего законодательства, допускаемые Учреждением при выполнении государственных услуг, по ведению бухгалтерского учета, при осуществлении администрирования неналоговых доходов бюджета, не зарегистрировано право оперативного управления, при разработке организационных документов Учреждения в части несоответствия функциям и услугам, определенным в положении Учредителя, при расчетах с сотрудниками при направлении их в служебные командировки, при оформлении путевых листов, при утверждении бюджетной сметы. В нарушение требований действующего законодательства осуществлены закупка и монтаж оборудования на сумму 931,3 тыс. рублей для нужд другого учреждения. В сметах на выполнение работ по обработке документов и дел областных учреждений допускалось неправильное применение расценок, в результате сумма излишне полученных средств Учреждением составила 11,2 тыс. рублей.
ДКАД ВО, как учредителем, не определен порядок взаимодействия ДКАД ВО и подведомственных ему учреждений при реализации ведомственной целевой программы.
Предложения:
1. В целях устранения выявленных недостатков и нарушений направить представление руководителю казенного учреждения Воронежской области "Государственный архив Воронежской области".
2. Направить представление руководителю департамента культуры и архивного дела Воронежской области.
Начальник инспекции по контролю
расходов на общегосударственные вопросы,
сельское и лесное хозяйство
И.Н.ДАНИЛОВ
Руководитель проверки
С.Н.СКРЫЛЬНИКОВА
------------------------------------------------------------------