Распоряжение Администрации городского округа город Воронеж от 12.09.2013 N 779-р "Об организации работы архива администрации городского округа город Воронеж"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 12 сентября 2013 г. № 779-р
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ
В целях обеспечения надлежащего хранения архивных документов в администрации городского округа город Воронеж, совершенствования организации комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Федеральной архивной службы России от 06.02.2002 (далее - Правила), и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558:
1. Утвердить Положение об архиве администрации городского округа города Воронеж (прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж:
2.1. Организовать и обеспечить реализацию следующих мероприятий:
2.1.1. Составление номенклатуры дел в соответствии с п. 3.4 Правил.
2.1.2. Формирование документов подразделений в дела в соответствии с номенклатурой дел.
2.1.3. Упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу по 2010 год включительно.
2.1.4. Разработку и утверждение соответствующих положений об архиве подразделения и экспертной комиссии, руководствуясь Примерным положением об архиве государственного учреждения, организации, предприятия. - М., 1992 и Приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 "Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия".
2.1.5. Регулярное проведение экспертизы ценности документов для отбора и подготовки к передаче на государственное хранение документов постоянного хранения и выделения к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
2.1.6. Назначение ответственных лиц по ведению архива.
2.2. Представить в управление делами, учета и отчетности администрации городского округа город Воронеж письменную информацию о результатах реализации мероприятий, указанных в пункте 2.1 настоящего распоряжения.
3. Распоряжение главы городского округа город Воронеж от 28.12.2006 № 806-р "Об организации работы ведомственных архивов структурных подразделений администрации городского округа, муниципальных предприятий и учреждений городского округа" признать утратившим силу.
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации - руководителя аппарата Глазьева С.А.
Исполняющий полномочия
главы администрации
городского округа город Воронеж
С.А.КРЮЧКОВ
Утверждено
распоряжением
администрации городского
округа город Воронеж
от 12.09.2013 № 779-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ГОРОД ВОРОНЕЖ
1. Общие положения
1.1. Документы структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж (не являющихся юридическими лицами), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в муниципальном бюджетном учреждении (далее - МБУ) "Муниципальный архив городского округа город Воронеж".
1.2. Архив администрации городского округа город Воронеж (далее - архив) обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
1.3. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей документов, производятся силами и за счет администрации городского округа город Воронеж.
1.4. Администрация городского округа город Воронеж обеспечивает архив необходимыми помещениями, оборудованием и кадрами.
1.5. В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства администрации городского округа города Воронеж, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами МБУ "Муниципальный архив городского округа город Воронеж".
1.6. Архив работает по планам, утверждаемым заместителем главы администрации - руководителем аппарата, и отчитывается перед ним о своей работе.
1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет заместитель главы администрации - руководитель аппарата.
1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет МБУ "Муниципальный архив городского округа город Воронеж".
2. Состав документов архива
2.1. В архив поступают:
2.1.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.1.2. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных (упраздненных) структурных подразделений.
2.1.3. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве.
3.2. В соответствии с возложенными задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений администрации, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает графики:
- представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии департамента культуры и архивного дела Воронежской области, предварительно предоставив для проверки в МБУ "Муниципальный архив городского округа город Воронеж";
- передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии администрации и экспертно-проверочной комиссии департамента культуры и архивного дела Воронежской области, предварительно предоставив для проверки в МБУ "Муниципальный архив городского округа город Воронеж".
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
3.2.5. Создает, пополняет, совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.
3.2.6. Организует использование документов администрации:
- информирует руководство и служащих администрации о составе и содержании документов;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещениях архива;
- исполняет запросы организаций и заявления граждан по установлению трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе постоянно действующей экспертной комиссии администрации городского округа город Воронеж.
3.2.8. Оказывает методическую помощь отделу делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества администрации городского округа города Воронеж в составлении номенклатуры дел администрации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в ведомственный архив.
3.2.9. Ежегодно представляет заместителю главы администрации - руководителю аппарата и в МБУ "Муниципальный архив городского округа город Воронеж" сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в МБУ "Муниципальный архив городского округа город Воронеж" документы Архивного фонда Российской Федерации.
4. Права архива
4.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях.
4.1.2. Запрашивать от структурных подразделений администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив функций и задач.
5. Ответственность
5.1. Ответственный за архив несет ответственность за выполнение задач и функций в соответствии с настоящим Положением и действующим законодательством.
5.2. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица администрации и ответственный за архив несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Заместитель главы администрации -
руководитель аппарата
С.А.ГЛАЗЬЕВ
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 12 сентября 2013 г. № 779-р
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ
В целях обеспечения надлежащего хранения архивных документов в администрации городского округа город Воронеж, совершенствования организации комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Федеральной архивной службы России от 06.02.2002 (далее - Правила), и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558:
1. Утвердить Положение об архиве администрации городского округа города Воронеж (прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж:
2.1. Организовать и обеспечить реализацию следующих мероприятий:
2.1.1. Составление номенклатуры дел в соответствии с п. 3.4 Правил.
2.1.2. Формирование документов подразделений в дела в соответствии с номенклатурой дел.
2.1.3. Упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу по 2010 год включительно.
2.1.4. Разработку и утверждение соответствующих положений об архиве подразделения и экспертной комиссии, руководствуясь Примерным положением об архиве государственного учреждения, организации, предприятия. - М., 1992 и Приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 "Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия".
2.1.5. Регулярное проведение экспертизы ценности документов для отбора и подготовки к передаче на государственное хранение документов постоянного хранения и выделения к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
2.1.6. Назначение ответственных лиц по ведению архива.
2.2. Представить в управление делами, учета и отчетности администрации городского округа город Воронеж письменную информацию о результатах реализации мероприятий, указанных в пункте 2.1 настоящего распоряжения.
3. Распоряжение главы городского округа город Воронеж от 28.12.2006 № 806-р "Об организации работы ведомственных архивов структурных подразделений администрации городского округа, муниципальных предприятий и учреждений городского округа" признать утратившим силу.
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации - руководителя аппарата Глазьева С.А.
Исполняющий полномочия
главы администрации
городского округа город Воронеж
С.А.КРЮЧКОВ
Утверждено
распоряжением
администрации городского
округа город Воронеж
от 12.09.2013 № 779-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ГОРОД ВОРОНЕЖ
1. Общие положения
1.1. Документы структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж (не являющихся юридическими лицами), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в муниципальном бюджетном учреждении (далее - МБУ) "Муниципальный архив городского округа город Воронеж".
1.2. Архив администрации городского округа город Воронеж (далее - архив) обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
1.3. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей документов, производятся силами и за счет администрации городского округа город Воронеж.
1.4. Администрация городского округа город Воронеж обеспечивает архив необходимыми помещениями, оборудованием и кадрами.
1.5. В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства администрации городского округа города Воронеж, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами МБУ "Муниципальный архив городского округа город Воронеж".
1.6. Архив работает по планам, утверждаемым заместителем главы администрации - руководителем аппарата, и отчитывается перед ним о своей работе.
1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет заместитель главы администрации - руководитель аппарата.
1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет МБУ "Муниципальный архив городского округа город Воронеж".
2. Состав документов архива
2.1. В архив поступают:
2.1.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.1.2. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных (упраздненных) структурных подразделений.
2.1.3. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве.
3.2. В соответствии с возложенными задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений администрации, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает графики:
- представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии департамента культуры и архивного дела Воронежской области, предварительно предоставив для проверки в МБУ "Муниципальный архив городского округа город Воронеж";
- передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии администрации и экспертно-проверочной комиссии департамента культуры и архивного дела Воронежской области, предварительно предоставив для проверки в МБУ "Муниципальный архив городского округа город Воронеж".
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
3.2.5. Создает, пополняет, совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.
3.2.6. Организует использование документов администрации:
- информирует руководство и служащих администрации о составе и содержании документов;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещениях архива;
- исполняет запросы организаций и заявления граждан по установлению трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе постоянно действующей экспертной комиссии администрации городского округа город Воронеж.
3.2.8. Оказывает методическую помощь отделу делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества администрации городского округа города Воронеж в составлении номенклатуры дел администрации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в ведомственный архив.
3.2.9. Ежегодно представляет заместителю главы администрации - руководителю аппарата и в МБУ "Муниципальный архив городского округа город Воронеж" сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в МБУ "Муниципальный архив городского округа город Воронеж" документы Архивного фонда Российской Федерации.
4. Права архива
4.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях.
4.1.2. Запрашивать от структурных подразделений администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив функций и задач.
5. Ответственность
5.1. Ответственный за архив несет ответственность за выполнение задач и функций в соответствии с настоящим Положением и действующим законодательством.
5.2. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица администрации и ответственный за архив несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Заместитель главы администрации -
руководитель аппарата
С.А.ГЛАЗЬЕВ
------------------------------------------------------------------